Covid-19 : bénéficiaires du FEDER ou du FSE, consultez la foire aux questions

La Région publie la troisième version de sa foire aux questions relative aux modalités de gestion exceptionnelles liées à la crise sanitaire

Comment la Région peut-elle m'aider financièrement pour faire face à la crise ?

Afin d’éviter les difficultés financières que pourraient connaître les entreprises et les associations, la Région systématise les avances pour les structures privées bénéficiaires de fonds européens, sur simple demande accompagnée d’une attestation de démarrage du projet. L’avance est portée à 30% de la subvention pour les associations, et à 20% de la subvention pour les autres porteurs privés. Si l’avance n’a pas été prévue dans la convention, la Région procédera à un avenant technique pour régulariser la situation.

Le versement d’une avance s’applique aux opérations en cours de réalisation et gérées par les services de la Région Île-de-France.

Si votre opération est achevée ou en voie de l’être, nous vous invitons à déposer une demande de solde. 
Si votre structure connaît des problèmes de trésorerie, nous vous invitons à contacter le service gestionnaire.

 

Mon projet prend du retard du fait de la crise sanitaire. Dois-je prévoir un avenant pour formaliser le décalage de calendrier de mon opération ?

Pour les opérations dont la réalisation se termine entre le 12 mars et le 24 juin 2020, le décalage de calendrier de l'opération est automatique et ne nécessite pas d’avenant.

Pour les opérations dont la réalisation se termine entre le 25 juin et le 31 déc 2020, il sera aussi automatique mais il nécessitera la production d’un avenant. Il entraînera un report automatique des dates d’éligibilité des dépenses en conséquence.
Les porteurs concernés seront informés par l’autorité de gestion de ces prorogations.

Les porteurs sont invités à se rapprocher de leur référent pour faire connaître l’impact de la crise sanitaire sur la gestion de leur projet. 

 

Le paiement de mon projet est-il assuré ?

L’ensemble de la chaîne de traitement des demandes de paiements est assuré. En tant que bénéficiaires, vous êtes invités à faire remonter au service instructeur vos demandes de paiement dès la fin de votre projet.

 

Le calendrier de fin de programmation est-il modifié ?

Oui. Pour les projets portés dans le cadre des investissements territoriaux intégrés, les derniers comités de sélection et de suivi auront lieu au plus tard le 30 septembre 2020. La date limite de dépôt de ces projets sur e-Synergie pour leur instruction est quant à elle fixée au 15 octobre 2020.

 

Quand auront lieu les prochains comités régionaux de programmation ?

Après la consultation écrite du comité régional de programmation du mois de juillet, la prochaine consultation aura lieu en octobre 2020.

 

Quelles sont les délais à respecter si mon dossier est en cours de contrôle de service fait (CSF) ?

Les demandes de report des délais pour fournir les pièces justificatives attendues dans le cadre des CSF doivent être adressées au prestataire et au gestionnaire concerné.

Les délais de phase contradictoire prévus pour la validation du CSF définitif sont suspendus en l’absence d’une réponse expresse du bénéficiaire.

 

Les rendez-vous d’accompagnement peuvent-ils être transformés en accompagnement à distance (téléphone, visioconférence) ?

Les rendez-vous d'accompagnement peuvent être transformés sans avenant à la convention en rendez-vous à distance.

Les rendez-vous organisés selon ces nouvelles modalités doivent néanmoins conserver leur objectif initial d’accompagnement et ne pas modifier substantiellement le projet.

 

Quelles alternatives aux pièces justificatives habituelles dois-je fournir pour les actions d’accompagnement ?

Afin de justifier de la réalisation des opérations, les bénéficiaires peuvent exceptionnellement fournir des mails de confirmation des formations, ainsi que les supports d’accompagnement :

  • Emails : le bénéficiaire devra fournir a minima un mail d’information aux participants de la modification du format d’accompagnement. Le mail devra préciser la date, l’heure, la durée du rendez-vous et son contenu. Le participant confirme sa participation par retour de mail. L’échange devient une pièce justificative à fournir avec la demande de paiement. Pour les organismes de formation, un modèle de certificat de réalisation établi par le Ministère du Travail est disponible ici.
  • Autres éléments : des comptes rendus, précisions dans les livrets d’accompagnement, copies d’écran…permettant d’identifier le participant et de justifier la bonne réalisation de l’action d’accompagnement.

Des feuilles d’émargement électroniques peuvent être retenues à la place des mails retours des participants.

 

Comment les porteurs accompagnant des publics marginalisés tels que les Roms peuvent-ils justifier l’accompagnement téléphonique effectué durant le confinement ou le déconfinement progressif, sachant que les bénéficiaires n’ont pas accès à internet et qu'ils ne peuvent pas confirmer le rendez-vous par un mail ? Le porteur peut-il simplement fournir son carnet de rendez-vous téléphoniques ?

Il convient de formaliser un document contenant les informations suivantes :

  • Nom du bénéficiaire accompagné
  • Date et heure de l'entretien
  • Objet / relevé des conclusions de l’entretien.

Ce document doit être signé par la personne ayant réalisé l'entretien.

 

Comment traiter la baisse du nombre prévisionnel de participants accompagnés dans le cadre de mon action, par rapport à ce qui est prévu dans la convention ?

Dans le cadre de la prolongation des actions, l’autorité de gestion demandera in fine aux bénéficiaires de tout tenter pour atteindre le cadre de performance.

 

Je n'ai pas réussi parviens pas à récupérer les pièces relatives à l'éligibilité des participants à mon action.  Comment faire pour justifier leur éligibilité auprès du service qui instruit mon dossier ? 

L'éligibilité des participants peut être attestée via la transmission au service gestionnaire d'une déclaration sur l'honneur de la part de la structure bénéficiaire. Les pièces justificatives devoient être transmises à l'issue de la période de confinement.

 

Quelles sont les nouvelles règles et allègements prévus par les réglements ? 

Les deux textes réglementaires sont désormais publiés et applicables. Il s'agit des réglements 2020/460 et 2020/558 du Parlement européen et du Conseil.

 

Quelles sont les règles et allègements en matière d'aides d'Etat et de commande publique ? 

Des allègements en la matière ne sont pas prévus.

 

La part de salaire prise en charge par un porteur pour les salariés placés en chômage partiel est-elle éligible ?

La part de salaire prise en charge par un porteur pour les salariés placés en chômage partiel est éligible, à la condition que ces salariés disposent d’une lettre de mission définissant un temps de travail mensuellement fixe sur l’opération cofinancée. Cette lettre de mission doit être antérieure au placement du salarié en chômage partiel. Le montant du salaire restant à la charge du porteur sera apprécié sur la base des bulletins de salaire.

Exemple :

Un salarié, touchant un salaire mensuel brut de 2 000 € et mobilisé sur une opération cofinancée par les FESI à hauteur de 80% de son temps de travail mensuel, est mis au chômage partiel par son employeur tout le mois d’avril. L’Etat indemnise 70% de son salaire brut, soit 1 400€. Les 30% restant sont pris en charge par le porteur, soit 600 €. Ces 600€ sont éligibles à un cofinancement FSE au prorata du temps mensuellement fixe conventionné sur l’opération, 80% ici, soit 480€. Ainsi, dans le cas s’un cofinancement FSE de 50%, le FSE prendrait en charge 240 € (=[600€ * 0,8] * 0,5) du salaire de cet employé. Ce calcul, par soucis de simplification, ne prend pas en compte les charges patronales payées qui seront bien évidemment intégrées.

 

L’achat de masques dans le cadre de la reprise des formations présentielles constitue-t-il une dépense éligible ?

Cette dépense sera intégrée d'office dans les dépenses indirectes de fonctionnement si elles sont conventionnées via l'option des coûts simplifiés à 15% ou 40%.

 

Votre question ne figure pas dans cette liste ?

N'hésitez pas à écrire à contact-feder-fseatiledefrance.fr (subject: FAQ%20Covid) .

Cette foire aux questions a été mise à jour le 21 juillet 2020 et évolue selon vos besoins et selon les règles de gestion exceptionnelles liées à la crise du Covid-19.