La vie d'un projet européen
La complétude administrative de la demande de financement
Tout dossier reste modifiable sur la plateforme jusqu’à son envoi au service instructeur après quoi il sera uniquement consultable. Le dossier pourra néanmoins être complété lors de l’instruction, en lien avec le service instructeur.
Le service instructeur acte dans un premier temps la complétude administrative de la demande de subvention, sans préjuger de son éligibilité. Il s’agit d’un examen formel et exhaustif des pièces administratives qui doivent être fournies et de l’ensemble des données renseignées. L’attention est particulièrement attirée sur le caractère obligatoire du plan de financement équilibré en ressources et en dépenses, et des bilans financiers détaillés dûment visés pour l’ensemble des structures non publiques.
- Si le dossier est complet, un accusé de réception de dossier complet est envoyé au porteur de projets par courriel. Il précise le montant de la demande de subvention et la date à laquelle le dossier a été considéré comme complet administrativement. Il ne vaut pas attribution d’une subvention.
- Si le dossier est incomplet, le service instructeur demande par courriel au porteur de projets de transmettre, dans un délai de 10 jours ouvrés renouvelable une fois, les pièces justificatives manquantes. Sur demande du porteur de projets, un délai supplémentaire peut être accordé par le service instructeur au regard de la complexité de l’opération.
Les demandes de subvention restées incomplètes en absence de réponse du porteur de projets sont rejetées.
L'instruction de ma demande
Le service instructeur analyse l’éligibilité et l’opportunité de la demande. À ce stade, des échanges peuvent avoir lieu, notamment au sujet de l'éligibilité de la structure, de l'opération, du plan de financement (dépenses et ressources) et des indicateurs prévisionnels renseignés. Le service instructeur vérifie les justificatifs des postes de dépenses et ressources.
À l’issue de l’instruction, le dossier peut obtenir :
- un avis favorable ;
- un avis défavorable.
La présentation en comité de programmation
À l’issue de l’étape d’instruction, tous les dossiers instruits sont présentés en Comité de programmation qui examine la demande :
- l’objet, le contenu et le périmètre du projet ;
- son plan de financement comprenant les types de dépenses éligibles et les ressources mobilisées ;
- les indicateurs.
Un courrier notifiera la décision finale :
- Avis favorable : la lettre de notification reprend le financement retenu ;
- Avis défavorable ou ajournement : la lettre de notification indique les motifs.
Le conventionnement
En cas d’avis favorable du comité de programmation, une convention et ses annexes sont adressées au bénéficiaire de l’aide en deux exemplaires. Il devra les retourner dûment complétées et signées à l’autorité de gestion ou à l’organisme intermédiaire.
Cette convention est l’acte juridique qui engage les parties prenantes pendant toute sa durée. Elle lie le bénéficiaire à l’autorité de gestion ou à l’organisme intermédiaire. Elle contient des informations précises pour la bonne exécution du projet : un objet, une période de réalisation, le montant de la subvention, les modalités de paiement de cette subvention, les conditions de versement de cette aide et les obligations des parties prenantes. Il est obligatoire de la conserver car les éléments définis dans la convention ainsi que ses annexes techniques et financières ont une valeur juridique.
La période de conventionnement du projet
Pour chaque dossier, l’éligibilité temporelle des dépenses est encadrée par les dates indiquées dans la convention. Elle correspond à la période comprise entre la date de début d’opération et la date limite d’acquittement de la dernière facture prévue dans la convention.
Il ne faut pas confondre :
- La date de fin de réalisation des dépenses qui renvoie à la date limite de réalisation physique de l’opération ;
- La date limite d’acquittement des dépenses. En général, cette date est calculée par ajout de quelques mois à la date de fin de réalisation physique de l’opération. Cette date de fin d’éligibilité est définie dans la convention et permet de laisser un délai supplémentaire pour l’émission de factures et/ou leur acquittement sous réserve que les activités associées se rattachent bien à la période de réalisation de l’opération.
Le montant de la subvention
La convention précise le coût total éligible du projet, le montant maximum prévisionnel de la subvention et le taux d’intervention du FEDER/FSE+ au regard du coût total éligible. Si le plan de financement est modifié, il est nécessaire d’en informer le service instructeur avant la fin de la période de réalisation, afin que le dossier soit réexaminé. Certaines modifications donneront lieu à un avenant à la convention. Le montant de la subvention n’est pas définitif mais constitue un plafond. Il sera recalculé au moment du traitement de la demande de paiement en fonction du montant des dépenses qui auront été réalisées et justifiées et des cofinancements reçus. Ainsi, si le montant des dépenses est moins élevé que prévu ou si le projet a obtenu plus de cofinancements, le montant de la subvention FEDER/FSE+ sera réajusté.
La convention est-elle modifiable ?
Pour toute modification du projet, il sera nécessaire d’informer le service instructeur. Si nécessaire, ce dernier pourra alors procéder à une modification de la convention, sous réserve d’acceptation, par voie d’avenant.
Pour toute modification de la convention, la demande d’avenant intervient avant la fin de réalisation physique de l’opération.
En cas d’abandon du projet, une résiliation de convention est possible, par voie écrite. Il sera alors demandé de reverser les montants déjà perçus, le cas échéant.