J'ai un projet

Tout dossier reste modifiable sur la plateforme jusqu’à l’envoi au service instructeur. Il sera alors uniquement consultable. Le dossier pourra ensuite être complété lors de l’instruction, en lien avec le service instructeur.

La recevabilité de ma demande

Le service instructeur acte dans un premier temps la conformité et la complétude de la demande d’aide, sans préjuger de son éligibilité. Il s’agit d’un examen formel et exhaustif des pièces administratives qui doivent être fournies et de l’ensemble des données renseignées. L’attention est particulièrement attirée sur le caractère obligatoire du plan de financement équilibré en ressources et en dépenses, et des bilans financiers détaillés dûment visés pour l’ensemble des structures non publiques.

• Si le dossier est recevable en l’état, un accusé de réception du dossier complet sera envoyé par voie électronique.
• Si le dossier n’est pas recevable en l’état (absence de documents obligatoires, champs obligatoires non complétés…), le service instructeur demandera de transmettre, dans un délai de sept jours renouvelable une fois, les éléments manquants.

À l’issue de cette étape, si le dossier est jugé complet, un accusé réception sera délivré. L’accusé de réception de dossier complet signifie que l’ensemble des pièces administratives attendues a bien été fourni. D’autres pièces justificatives des dépenses et ressources pourront être sollicitées durant la phase d’instruction. L’accusé de réception de dossier complet déclenche l’étape suivante : l’instruction de la demande de financement.

Les demandes de subvention incomplètes en absence de réponse du porteur de projet seront rejetées.

L’instruction de ma demande

Au cours de l’instruction, le service instructeur analyse l’éligibilité et l’opportunité de la demande. À ce stade, des échanges peuvent avoir lieu, notamment au sujet de l'éligibilité de la structure, de l'opération, du plan de financement (dépenses et ressources) et des indicateurs prévisionnels renseignés. Quand le projet présente une certaine technicité, l’instructeur peut solliciter une expertise ou un conseil externe au service instructeur. À l’issue de l’instruction, le dossier peut obtenir :

• un avis favorable ;
• un avis défavorable.

La présentation en comité de programmation

À l’issue de la période d’instruction, tous les dossiers instruits sont présentés en Comité de programmation qui examine la demande :

• L’objet, le contenu et le périmètre du projet ;
• Son plan de financement comprenant les types de dépenses éligibles et les ressources mobilisées ;
• Les indicateurs.

Un courrier notifiera la décision finale :

• avis favorable : la lettre de notification reprend le financement retenu ;
• avis défavorable ou ajournement : la lettre de notification indique les motifs.

 La convention

À l’issue du comité de programmation, deux exemplaires de la convention doivent être signés par les parties prenantes avant la fin de la réalisation de l’opération. Il est alors important de ne pas dater ces conventions à la première signature. C’est l'autorité de gestion qui datera les conventions en tant que dernière signataire.

Cette convention est un acte juridique qui engage les parties pendant toute sa durée. Elle lie le bénéficiaire à l’autorité de gestion ou à la structure d’instruction et de gestion concernée. Elle contient des informations précieuses pour la bonne exécution du projet : un objet, une période de réalisation, le montant de la subvention, les modalités de paiement de cette subvention, les conditions de versement de cette aide et les obligations des parties prenantes. Il est obligatoire de la conserver car les éléments définis dans la convention ainsi que ses annexes techniques et financières ont une valeur juridique.

La période de réalisation

La convention prend effet à compter de sa signature mais peut agir rétroactivement. La période de réalisation est précisée dans le corps de la convention.

Le montant de la subvention

Le montant de la subvention européenne fait l’objet d’un article de la convention. Celui-ci précise le coût total éligible du projet, le montant maximum prévisionnel de la subvention et le pourcentage de cette subvention de l'Union européenne au regard du coût total éligible. Si le plan de financement est modifié, il est nécessaire d’en informer le service instructeur avant la fin de la période de réalisation, afin que le dossier soit réexaminé. Certaines modifications donneront lieu à un avenant à la convention. Le montant de la subvention n’est pas définitif mais constitue un plafond. Il sera recalculé au moment du traitement de la demande de paiement en fonction du montant des dépenses qui auront été réalisées et justifiées et des cofinancements reçus. Ainsi, si le montant des dépenses est moins élevé que prévu ou si le projet a obtenu plus de cofinancements, le montant de la subvention FEDER/FSE/FEADER sera revu à la baisse.

La convention est-elle modifiable ?

Pour toute modification du projet, il sera nécessaire d’informer le service instructeur. Si nécessaire, ledit service pourra alors procéder à une modification de la convention, sous réserve d’acceptation, par voie d’avenant.

Toute demande d’avenant doit être réalisée dans les délais et conditions fixés par la convention.  

En cas d’abandon du projet, une résiliation de convention est possible, par voie écrite. Il sera alors demandé de reverser les montants déjà perçus, le cas échéant.