Comment assurer un bon suivi de projet ?
Tout bénéficiaire de fonds européens doit transmettre des informations au service instructeur tout au long de la vie de son projet. Ces informations concernent l’état d’avancement du projet ainsi que les changements d’ordre administratif (évolution des coordonnées bancaires, changement de référent), pour lesquels il convient d’informer le service instructeur.
La transmission des informations relatives au suivi du projet est obligatoire. A défaut, la convention peut être suspendue.
Tout au long de la vie du projet, je communique
Tout au long de la vie de son projet, le bénéficiaire de l’aide doit communiquer sur les avancées et réalisations de son projet auprès du service instructeur.
Le bénéficiaire de l’aide doit également transmettre au service instructeur l’ensemble des éléments démontrant le respect des règles relatives à la communication valorisant le cofinancement de l’Union européenne (affiches, plaques, communiqués de presse, attestations de formation, etc.).
Communiquer sur son projet, c’est aussi permettre sa valorisation lors d’événements significatifs comme des inaugurations ou le Joli Mois de l’Europe, durant lequel, au mois de mai, tous les bénéficiaires des fonds européens de l’Union européenne sont invités à faire connaître de manière coordonnée leurs activités.
Tous les logos et kits de communication sont disponibles au téléchargement sur la page relative aux règles de communication.
Projet européen : Bien communiquer pour briller sous les étoiles de l’Europe !
Félicitations !
Votre projet est maintenant européen ! Vous faites désormais partie de la brillante communauté de porteurs de projets européens. Oui, oui ! Alors, il est temps de le faire savoir, faites du bruit ! Informez la presse, vos partenaires, votre public, et même votre petit frère du soutien de l'Union européenne. Après tout, ce n'est pas tous les jours qu'on a l'Europe comme sponsor !
Déployez des campagnes de communication. Parlez de votre projet sur votre site internet et sur les réseaux sociaux. Mentionnez vos partenaires et surtout, n'oubliez pas les bons mots-clés. Organisez des événements et, en mai, ajoutez-les à la carte du joli mois de l'Europe ! Participer au concours comme les Regiostars et montrer à vos homologues européens que vous êtes le roi du projet innovant.
Plus vous communiquez, plus votre projet est susceptible de briller sous les projecteurs de la région et même au-delà ! Vous pourriez trouver de nouveaux investisseurs ou partenaires en France ou dans toute l'Europe.
En plus de ces bonnes pratiques, n'oubliez pas les règles du jeu décrites dans votre convention. Afficher fièrement le logo de l'Union européenne avec la mention « Cofinancé par l'Union européenne », ainsi que le logo de la Région Île-de-France sur tous vos supports de communication, flyers, vidéo, communiqués de presse. Apposez une affiche ou une plaque bien visible sur le lieu du projet. Parce que oui, l'Europe, ça se voit et ça s’affiche !
Communiquer sur le web et les réseaux sociaux. Encore et toujours ! Pour tous les projets de plus de 10 millions d'euros et les projets de rénovation énergétique de plus de 5 millions d'euros, sortez le grand jeu : organisez une action de communication spéciale en associant la Commission européenne et la Région Île-de-France.
Vous avez besoin d'aide ?
Retrouvez les logos sur europeidf.fr et écrivez à europe@iledefrance.fr
Tout au long de la vie du projet, je transmets les éléments liés à l'atteinte de mes objectifs
Dans le cadre du FEDER, le bénéficiaire de l’aide doit transmettre des données sur les entités qui ont bénéficié d’un soutien à travers les opérations cofinancées (par exemple dans le cas d’une opération qui financerait un incubateur, des informations concernant les entreprises soutenues au titre de l’incubateur pourront être demandées).
Ces informations doivent être collectées dans des tableaux de reporting annexés aux appels à projets.
Ces données permettront in fine d’apprécier l’atteinte des objectifs de chaque projet, de mieux mesurer la performance des fonds européens, et de nourrir les évaluations menées sur le territoire.
Dans le cadre du FSE+, le bénéficiaire de l’aide s’engage également à effectuer un suivi de son projet et à transmettre à l’autorité de gestion les données individuelles des participants. Cela permet in fine d’apprécier l’atteinte des objectifs de chaque projet, de mieux mesurer la performance des fonds européens, et d’alimenter les évaluations menées sur le territoire.
Astuce : pour savoir si un participant peut être comptabilisé au titre des indicateurs, il faut s’interroger sur la capacité de recueillir les données sur sa situation à l’entrée et à la sortie de l’opération. Un participant ne peut être comptabilisé si ses données à l’entrée ou à la sortie de l’opération sont incomplètes.
Pour le FSE+, des questionnaires sont mis à disposition en annexe des appels à projets de la Région ou sur la plateforme Ma Démarche FSE+ de l'Etat. Ils sont à remplir par les participants et servent de base au bénéficiaire de l’aide qui doit collecter leurs données dès le début du projet et jusqu’à son terme. S’ils sont utilisés, ces questionnaires doivent être conservés au sein de la structure porteuse du projet, avec un niveau de sécurité approprié. Les informations comprises dans les questionnaires devront être saisies dans les systèmes d'information.
Tout au long de la vie du projet, je m'assure de bien utiliser les deniers publics
Projet européen : Comment bien utiliser les deniers publics
Vous menez un projet européen ?
Vous devez donc veiller à bien utiliser les fonds publics. En effet, le respect de règles élémentaires conditionne l'obtention du financement. Acteurs publics, acteurs privés : vous êtes tous concernés dès la première dépense.
Au premier euro dépensé, la mise en concurrence s'impose. Elle suit trois principes fondamentaux. La transparence et la traçabilité des procédures. Définissez précisément vos besoins et tracez la procédure d'achat, puis conservez les pièces pendant 5 ans. L'égalité de traitement des candidats. Il est interdit de recourir à toute pratique qui pourrait être discriminatoire ou semblable à du favoritisme. Tous les candidats doivent recevoir de votre part le même traitement et disposer des mêmes informations, pour être sur un pied d'égalité. La liberté d'accès. Présenter votre projet d'achat de sorte que tout le monde puisse y répondre. Assurez-vous que tous les documents liés à l'achat soient accessibles et informez-en largement les potentiels candidats. En plus de ces grands principes, pour bien utiliser les deniers publics, veillez à ce que vos achats soient socialement responsables et respectueux de l'environnement.
Qu'est-ce que la commande publique et qui y est soumis ?
Au-delà de la mise en concurrence, il existe des règles juridiques de la commande publique. Elle concerne tous les acteurs publics et certains acteurs privés. Si votre mission est d'intérêt général ou si des acteurs publics interviennent pour financer ou contrôler votre activité par exemple, alors vous êtes soumis à la commande publique. Les contrats passés par les acteurs soumis à la commande publique sont appelés marchés, déclinés en marché de travaux, de fournitures ou de services. Que vous soyez soumis ou non à la commande publique, il est nécessaire d'en respecter les grands principes et de mettre en concurrence pour chaque dépense. En tant que porteur d'un projet européen, il est de votre devoir de dépenser de manière responsable la subvention accordée. En cas de non-respect de ces règles, vous vous exposez à des sanctions.
Pour plus d'informations, consultez le guide méthodologique sur europeidf.fr
Respecter les principes horizontaux : garantir la conformité et la valeur ajoutée des projets européens
Projet européen : B.A.-B.A et bonnes pratiques des principes horizontaux
Vous menez un projet européen ?
Assurez-vous qu'il respecte les normes sociales et environnementales. La Commission européenne définit des priorités fondamentales ou principes horizontaux, qui doivent être respectés pour tous les investissements et projets financés par des fonds européens. Alors, dès le début de votre projet et tout au long de sa vie, assurez-vous de les prendre en compte et montrez l'exemple !
La charte des droits fondamentaux de l'Union européenne ?
C'est le B.A.-B.A ! Évidemment, votre opération doit respecter les droits et libertés des citoyens européens, notamment la protection des données à caractère personnel ou le droit à des conditions de travail justes et équitables. De cette charte découle trois principes particulièrement attendus dans la mise en œuvre des projets européens. Leur application peut se faire de manière directe, en prenant place au cœur du projet, ou de manière indirecte, en les intégrant à vos pratiques.
Le développement durable
Par exemple, si vous menez un projet de rénovation thermique, vous répondez directement à l'objectif de développement durable. Dans vos pratiques, quel que soit votre projet, vous pouvez aussi privilégier l'économie circulaire ou mettre en avant des métiers relevant du développement durable.
L'égalité homme-femme
Si votre objectif est de favoriser la création d'entreprises par les femmes, vous répondez directement à ce principe horizontal. Sur ce sujet, et quelles que soient vos sujets de prédilection, vous pouvez encourager l'accès des femmes au poste décisionnel ou soutenir les jeunes parents, dans l'équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle.
La non-discrimination
Pour ce principe, le cœur de votre projet peut être la mise en place d'actions à destination de publics défavorisés, comme l'accompagnement d'enfants en décrochage scolaire dans les quartiers prioritaires. Quel que soit votre projet, vous pouvez aussi assurer une meilleure accessibilité aux personnes en situation de handicap au sein de votre structure. Vous avez mis en place des mesures pour un projet plus inclusif et respectueux de l'environnement. Valorisez-les ! Faites-les connaître ! Ces bonnes pratiques en inspireront peut-être d'autres, en Île-de-France, comme dans d'autres régions d'Europe.
Plus d'informations et d'outils sur europeidf.fr